経済産業省がDX推進のガイドラインをリリースしてから、巷では〇〇DXという言葉をよく見かけるようになりました。建設産業においても例外ではなく、建設DXという言葉が使われるようになってきております。
生産性を高めるためにシステム化はとても有効であり、IT導入補助金などの国からの支援や地方自治体独自の補助金制度などの後押しもあり、業務のシステム化がどんどん進んできております。
今回はシステム選定を行う上で、失敗しないために気を付けてほしいポイントをお伝えいたします。
できることだけで判断して、どのようにできるかまで確認できていない。
先日あるお客様からお伺いした話を事例としてご紹介いたします。
そのお客様は工程管理ができるシステムを検討して導入いたしました。
そのシステムで工程表を作成すると、関係者と工程表を共有することができ、変更があった際でもリアルタイムで最新の工程表が確認できる大変便利なシステムです。
さっそく発注者にもこのシステムから出力した工程表を持参したところ工程表に吹き出しでコメントを入れてほしいという要望がありました。
会社に戻り、発注者の要望に対応するために確認したところ、残念ながらそのシステムにはその機能がありませんでした。
結果として、エクセルで工程表を作らざるを得なくなり、せっかく導入したシステムを活用することができませんでした。
あくまで一例ですが、似たような話はよくお伺いします。
システムの検討の際には単にできるかどうかだけの確認だけではなくどのようにできるのかまでしっかり確認しておかないと宝の持ち腐れとなってしまいます。
選択を誤ったときのリスクをどこまで最小化できるか確認しましょう。
購入前に試すことができるか、または解約したいときにすぐ解約できるか。
事前に入念に確認しても、使ってみて初めてわかることもあります。
問題が生じた際に解決できる問題であればよいですが、解決できない場合にはシステムの利用の中止を考えなければなりません。
最悪の場合を想定してリスクをどこまでおさえることができるのか確認をしておくことをおススメします。
サポート体制
システムは導入してからが始まりです。
導入に際して困ったときにどのような形でサポートを受けることができるのかを必ず確認しておきましょう。
業務に合うシステムを探すのか、システムに合わせて業務を変えるのか決めておきましょう。
システムというのはその領域の業務を効率化するためのノウハウが詰まっていますので、
その通りに使えば業務効率化は可能です。しかし、同じ業務でも会社によってやり方が異なることは多くあります。
システムを導入することによって今までできていたことができなくなる可能性があります。
このようなトラブルにならないように、業務に合うシステムを探すのか、システムに業務を合わせるのか方針を決めておきましょう。
一般的に前者の方がコストは高くなります。
MUST要件とWANT要件を明確に整理しておきましょう。
導入の際には複数のシステムを比較検討されると思います。
そうなると実際に多くの機能があることに流され、本来の目的がおろそかになってしまうことがあります。
そうならないためにも、検討段階で絶対に譲れないMUST要件、あれば便利だが必須ではないWANT要件を整理しておきましょう。
できれば関係者とも事前にこの要件については同意を取っておいた方が導入後がスムーズです。
システムの選択は業務の生産性に大きくかかわる重要な決定です。
選定の際に、参考にしていただけましたら幸いです。
技術や環境の変化を敏感に察知し、お客様の状況に合わせて最適なご提案ができるように日々努力しております。
いつでもご相談をお待ちしております！
