皆さんこんにちは、プロダクトマネージャーの有村です。
オープンコミュニケーションは言葉の通り、誰もが見ること、知ることができる透明性の高いコミュニケーションを意味します。仕事をする上でなぜオープンコミュニケーションが大切なのか、また実践するために何が必要なのか弊社の経験を元にご紹介します。
そもそもクローズだと何がデメリットなのか？
仕事の生産性が悪くなってしまう（無駄な仕事が増える）
情報が制限されると、関係者間で同じ質問が行われたり、情報が正確に伝わらず、コミュニケーションのロスが生じます。また情報が個人に閉じてしまうため、他のメンバーで対応できない事態や、ミスに気づかずにトラブルに発展するリスクがあります。
セクショナリズムが生まれる
意外と実感しにくいかもしれませんが、情報が個人に閉じてしまうと、周りが何をやっているかわからない、何に困っているかわからない、周りが見えなければ関心も持つこともありません。自分だけが苦労していると感じたり、他の部門だけが良く見えたり、社員間の信頼関係を築くことが難しくなってしまいます。見えないことがいらぬ憶測を生み、結果的に生産性の低下やメンバー同士の不信感にも繋がります。
オープンコミュニケーションのメリット
一方オープンコミュニケーションは、今まで見えていなかった仕事が見えるようになる事により、お互いのことをよく知ることができたり、お互いの思考やそれぞれの立場の違いを尊重する事で信頼関係の強化にもつながっていきます。
何より本質的なメリットは、オープンなコミュニケーションは組織風土の醸成につながるという点です。情報格差があると物事を自分ごとで捉えることが難しくなります。開かれているオープンな環境では社員の主体的な行動が期待できます。また、「知らない」「聞いていない」という事が少なくなり、社内に対する理解度が高ければ高いほど、愛着を生み、働きがいを見いだすことにもつながります。
では、なぜオープンにできないのか？
これだけメリットがあるにもかかわず、オープンにできない理由はいったい何でしょうか？それは、従来の電話やメールなどのコミュニケーションに慣れている人からすれば、皆にオープンな場でコミュニケーションをすることは、勇気がいることで抵抗があるからなのだろうと思います。私たちも最初はそうでした。
「こんなこと共有していいのだろうか？」
「発言して突っ込まれないか？（怒られないか？）」
「共感してくれるか不安」
など、心理的な抵抗がありました。では私たちがどうやって克服してきたかご紹介します。
実践のためのポイント
雰囲気づくり
まずは何といっても話しやすい雰囲気づくりが大切です。意見して怒られたり、発言しても誰もリアクションしてくれなければ、誰も発言しなくなります。オープンな場所で意見するのは勇気がいることです。心理的安全性がないと本音で話しあうことも難しくなります。まずはどんな意見でも受け入れる姿勢が大切です。相手が共感してくれるからこそ安心感があります。更に言えば、仕事以外のことも許容して気軽に話せる環境をつくる事が大切です。
場づくり
2つ目のポイントは、いつでもどこでもコミュニケーションができる「場」を用意することが重要です。「相談できる場」「雑談できる場」など様々な「場」を用意することでコミュニケーションを取りやすくなります。
ルールづくり
3つ目のポイントは、ルールを設定することです。弊社でもまず最初に取り組んだのは社内間でのメールの利用を禁止することでした。情報が分散してしまうと、正しい情報かどうか判断できなくなります。正しい情報があつまるように制限することも必要です。また、運用のルールを決める事も大切です。弊社では、社員全員が「ありがとう」の投稿を月1回必ず行う等、積極的にアウトプットする機会を設けています。
他にも日報の投稿や売上の共有、朝礼のスピーチの共有等、無理のない範囲で継続的に行うことが重要です。オープンなコミュニケーションを実現することは最初は抵抗があるかもしれませんが、できることから取り組んでいくことで、その価値を実感できるようになると思います。
「現場クラウドConne」はコミュニケーションを通じて日頃の仕事をよりよくするためのサービスです。オープンコミュニケーションを実現するにはお勧めのツールです。
是非、ご活用ください。
私たちのサービスを通じて皆さまのお仕事にお役立ち出来る事、そして仕事が楽しくなるようなお手伝いが出来ればと思っています！！
