共有フォルダ内の操作方法

目次

  1. 共有フォルダ内の承認済み文書を整理する方法
  2. 共有フォルダ内の発議文書の編集・添付図書の差し替え方法
  3. 共有フォルダの追加削除並び替え

 

1. 共有フォルダ内の承認済み文書を整理する方法

最終承認された承認済み文書は共有フォルダ内で整理します。

 

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共有フォルダ内の承認済み文書フォルダをクリックします。

 

移動したい発議名の左側にあるチェックボックスに✓(チェック)を入れ「文書の移動」をクリックします。

 

 

 


ワンポイント!
同じフォルダに複数の文書を移動させる場合は、該当する文書全てを選択することにより、一括移動が可能となります。

 


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移動先のフォルダを選択し「選択したフォルダに移動します」をクリックします。

 

 

 

 

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2. 共有フォルダ内の発議文書の編集・添付図書の差し替え方法

共有フォルダ内に保存されている発議文書を編集することが出来ます。

2-1.「共有フォルダの編集制限」を受発注者双方で「編集を許可する」

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共有フォルダの最下部にある「共有フォルダの編集制限」枠内の「編集を許可する」を受発注者双方でクリックします。

 

ワンポイント!
「共有フォルダ内の編集制限」の解除期間は、受発注者双方の許可が下りてから24時間です。

 

 

 

 

 



ワンポイント!
受発注者それぞれの許可状況は、「共有フォルダの編集制限」の枠内より確認出来ます。
「制限」…「編集を許可する」をクリックしていない状態
「許可」…「編集を許可する」をクリック済みの状態

 

2-2.発議文書の鑑を編集する

ここでは例として「工事打合せ簿」を修正します。

 

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編集したい発議文書が格納されているフォルダを選択し、発議名をクリックします。

 


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入力画面が表示され、鑑内の編集が可能となります。

 

 

2-3.添付図書を差し替える

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「ファイルを選択して追加する」から修正後の添付ファイルを追加します。

 

 

 

 

 


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既に登録されている添付ファイルを削除します。
添付ファイル名の上に表示されている「削除」をクリックします。

なお、同ファイル名の添付ファイルを追加した場合は、発議名左下の登録日より削除する添付ファイルをご判断ください。

 

注意!
添付ファイルを削除すると復元できません。元データを残しておきたい場合はダウンロードすることをお勧めします。



添付ファイルをダウンロードする場合は、添付ファイル名の左上のアイコンをクリックします。

 

 

 

 

2-4.修正した発議文書を保存する

 

 

修正が完了したら「保存」をクリックします。

 

 

よくあるご質問:共有フォルダ内の発議文書を再回覧する方法

共有フォルダ内の発議文書を再度回覧することが出来ます。

 

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再度回覧したい発議名の左側のチェックボックスに✓(チェック)を入れ「ユーザーフォルダに戻す」をクリックします。

 

 


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画面上の「自分のユーザーフォルダに文書を移動します」をクリックします。

 

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3. 共有フォルダの追加削除並び替え

共有フォルダは、用途に応じてフォルダの「追加」「削除」「並び替え」をすることができます。

3-1.フォルダを追加する

ここでは例として「05工程管理」の下に「週間工程表」フォルダを作成します。

 

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追加したいフォルダの1つ上の階層を選択します。
今回は、「05工程管理」を選択し「作成」をクリックします。

 

 

 


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フォルダ名を入力し「作成」をクリックします。

 

 

3-2.フォルダを削除する

ここでは例として「05工程管理」の下の「週間工程表」フォルダを削除します。

 

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削除したいフォルダを選択し「削除」をクリックします。

 

 

 


 

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削除を実行する場合は「削除」をクリックします。

 

 

 



注意!
フォルダ内に文書が格納されている場合は、フォルダの削除ができません。削除をする場合は、フォルダ内の文書を全て他のフォルダに移動、もしくは削除してからフォルダを削除してください。

 

 

3-3.フォルダの並び順を変更する

ここでは例として「01履行報告」と「週間工程表」のフォルダの並び順を変更します。


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並び替えを行うフォルダの1つ上の階層を選択します。
今回は「05工程管理」をクリックし「並べ替え」をクリックします。

 

 

 

 


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並べ替えたいフォルダ名を選択し矢印のアイコンで並びを変更します。変更後「適用」をクリックします。

 

 

 

 

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