ゲストスペースは、社外のユーザーとの連絡やデータ・スケジュール共有などにご利用いただけます。
今回は、取引先ごとのスペースの活用方法をご紹介します。
活用シーン
取引先ごとにスペースを作成し、先方の担当者をゲストとしてスペースに招待して利用します。
社内のメンバーは全員がスペースのやりとりを閲覧できるので、担当者が誰にどんな連絡をしているか共有できます。
自社の担当者が不在の場合も、他のメンバーが代わりに対応することもできますので、
「協力会社とどんなやりとりをしているか不明のため、確認の電話をせざるを得ない」
といった状況の改善にもつながります。
また取引会社との専用スペースなので、重要なデータや情報をを誤送付してしまうミスも防げます。
なお、ゲストスペースの作成方法は下記よりご確認いただけます。
FAQ：ゲストユーザーを招待したい
運用のポイント
- スペース名を取引先名にしよう
- やり取りする自社メンバー全員をスペースに追加しよう
- スペース管理者を複数人設定して招待しやすくしよう
１．スペース名を取引先名にしよう
取引先とのスペースは、各社1個ずつ作成したスペースを自社メンバー皆で共有する使い方です。
スペース名は取引先の名前を入れ、誰が見てもわかるようにしておきましょう。
２．やり取りが発生する全員をメンバーに追加しよう
ゲストユーザーは、スペースの参加メンバーにのみ「宛先指定」を行えます。
例えば「部長は閲覧だけできればOKだから」という場合に、部長はスペースに参加しないようにすると、取引先からは部長にメッセージの通知を行えません。
宛先指定で通知をしないとメッセージの見落としに繋がる可能性もありますので、連絡を行う自社のメンバーは全員スペースに参加してご利用ください。
３．スペース管理者を複数人設定して招待しやすくしよう
ゲストユーザーの招待は、スペースの管理者のみ可能です。
取引先とのやり取りを行う方は、あらかじめスペース管理者に設定しておくのがおすすめです。
後からゲストを追加するときに、スペース管理者の方に頼んでゲスト招待をしなくても、それぞれ自由にゲスト招待を行える状態にできます。
ゲストとのご利用の準備
ゲストスペースの作り方や招待方法がわからない場合は以下をご確認ください。
ゲスト向けの動画マニュアルでは招待された直後から、操作方法まで解説しております。
初めてConneを利用するゲストの方へご案内ください。
運用のご相談
運用方法についてのご検討・ご相談の場合は下記のお問合せフォームか、お電話にてConne カスタマーサクセス部へご連絡ください。
お客様の組織でご活用頂けるようサポートいたします。
