ゲストスペースは取引先と様々な用途で使えます。
今回は会社単位の個別連絡や、請求書のやり取りに便利な”取引先別スペース”をご紹介します。
ゲストスペースの作成方法は下記をご確認下さい。
FAQ：ゲストユーザーを招待したい
活用シーン
取引先の会社名のスペースを作成し、やり取りするメンバー全員をゲスト招待します。
現場の請求書や見積もりなど、会社同士のやり取りはここで行います。
スペースメンバー全員がやり取りを閲覧できるので、情報伝達の手間を軽減できます。
また取引会社との専用スペースなので、大切な情報を誤送付してしまうミスも防げます。
運用のポイント
- やり取りが発生する全員をメンバーに追加しよう（現場の担当者、経理担当者など）
- スペース名を協力会社のスペース名にしよう
- 概要欄の活用し、現場用スペースとの使い分けを図ろう
１．やり取りが発生する全員をメンバーに追加しよう（現場の担当者、経理担当者など）
個別のメールのやり取りでは、やり取りが把握できなくなったり、見落としてしまうことがあります。
専用の取引スペースであれば、情報を集約する事ができますので円滑な業務遂行につながります。
また過去のやり取りも記録として残るので引継ぎや過去の情報検索も行う事ができます。
２．スペース名を会社名にしよう
取引先の会社名をスペース名にすることで、
現場用スペースとの用途の違いを分かりやすくできます。
例えば以下のように、Conne内で資材の見積もりを依頼することも可能です。
自社の担当者と発注先のご担当者でスペースを作成し、スペース内で発注、納品までのやり取りを行います。
やり取りの履歴が残るので、言った言わないの水掛け論を防げることはもちろん、
新しいメンバーも連絡方法が分かるようになります。
3．概要欄の活用し、現場用スペースとの使い分けを図ろう
どの連絡をどのスペース内で行うのか、用途の違いを社内で周知しておきましょう。
また協力会社のメンバーにも説明し、スペースの概要欄(※)に記載しておきましょう。
- 現場内の連絡は現場用スペースで行う（複数の協力会社を招待出来る）
- 見積や請求書など、他の協力会社が見る必要のないやり取りは取引先別スペースで行う
※概要欄とは
スペースの概要についての説明欄です。それぞれ以下画像の赤枠部分からご確認いただけます。
ゲストとのご利用の準備
ゲストスペースの作り方や招待方法がわからない場合は以下をご確認ください。
ゲスト向けの動画マニュアルでは招待された直後から、操作方法まで解説しております。
初めてConneを利用するゲストの方へご案内ください。
運用のご相談
運用方法についてのご検討・ご相談の場合は下記のお問合せフォームか、お電話にてConne カスタマーサクセス部へご連絡ください。
お客様の組織でご活用頂けるようサポートいたします。
