ワークフローの使い方

ワークフローは、社内の稟議書や申請書等をクラウド上で回覧・承認できるオプション機能です。

詳細は、以下の目次から確認ください。

新規文書の作成・回覧方法

回覧された文書の承認方法

承認後の流れ

 

新規文書の作成・回覧方法

新規文書の作成

(以下、画像をクリックすると拡大表示できます)

1.ワークフロー機能を開き、左上の「新規文書作成」をクリックします。
2.文書の件名と内容を入力します。

ひな型を使って文書を作成したい場合は下記よりご確認ください。

3.回覧したい文書ファイルなどを「ファイルを参照」から選択します。

1ファイルにつき10GBまで、ファイル数は20個まで添付が可能です。

4.「承認済み保管先」を設定すると、文書が承認された後に指定したフォルダへ文書が保管されます。

組織管理者は「承認済み保存先」のフォルダを作成できます。

保管先のフォルダの作成方法は下記をご確認下さい。

「承認済み保管先」をクリックすると、作成済のフォルダが表示されますので選択します。
5.公開範囲を設定します。

文書の関係者(作成者・申請者・承認者・通知先ユーザー)に限定して公開する場合は「非公開」を、組織ユーザー全体に公開する場合は「公開」を選択します。

6.回覧先の順番を設定します。

ユーザーの一覧より、回覧する順番でユーザーをドラック&ドロップでします。

回覧順は下から上の順番で回覧されます。

7.通知先に設定したユーザーには、承認完了時に通知が届きます。

ドラック&ドロップでユーザーを選択します。

例えば、承認完了後、総務担当者に連絡したい場合などに便利です。

8.代理申請について

他のユーザーの代わりに自分が申請を行う場合は、「代理申請する」に✅を入れます。

新たに「申請者」の欄が表示されますので、代理する相手の名前をドラッグで選択します。

9.保存をクリックします。
10.2.で入力した件名と内容が反映されます。

内容に変更がなければ「申請」ボタンをクリックします。

「コメント」にコメントを残すと、承認者が文書を開いたときに内容を確認できます。

11.「個人設定が完了していません」と表示される場合には、姓・名と役職欄が空欄になっている場合がありますので、入力して保存を行って下さい。

役職がない場合には「役職なし」を選択し、「保存」をクリックしてください。

ひな型からの作成

1.「新規作成」を開き、「ひな型取得」をクリックします。
2.社内で作成されたひな型が一覧で表示されます。

利用するひな型をクリックします。

3.ひな型に登録された内容が反映されます。

変更するべき箇所があれば変更し、「保存」をクリックします。

4. 内容に問題がなければ「申請」をクリックします。
5.新規ひな型は組織ユーザーは誰でも作成可能です。

作成方法は下記をご確認下さい。

 

 

 

文書の取り下げ

1.申請後の文書を修正したい場合などは文書の「取り下げ」を行います。

相手が承認を行う前であれば、取り下げが可能です。

「自分が作成した文書」から、該当の文書のタイトルをクリックします。

2.「取り下げ」のボタンをクリックします。

「自分が作成した文書」の一覧画面で、申請状況が下書きに変更され、編集が行えるようになります。

 

回覧された文書の承認方法

文書の承認

1.ワークフローの画面を開きます。

「承認待ち文書」を開くと、自分の手元に回覧されてきた文書の一覧が表示されます。

承認する文書のタイトルをクリックして開きます。

 

2.内容を確認します。

添付ファイルがPDFファイルの場合には、ファイル名をクリックすると注釈を付けられます。

 

注釈機能の操作方法は以下をご確認下さい。

2.内容に問題がなければ画面下部の「承認」をクリックします。

自分が最後の承認者に設定されている場合は「最終承認」のボタンをクリックします。

「コメント」に記載した内容は文書内に表示されます。

 

3.承認を行うと、次の承認者や文書の申請者に通知が届きます。

 

文書の差戻し

1.間違いがある場合など、申請者に文書を戻したい場合には「差戻し」をクリックします。

 

 

2.差戻しを行うと、他の承認者の承認はリセットされ、申請者の元に文書が戻ります。

 

 

文書に注釈をつけたい場合

修正点などを相手に伝える際には注釈機能をご利用頂くと便利です。

詳しくは下記をご確認下さい。

 

承認後の流れ

承認後の文書の通知

文書の最終承認が完了すると、下記のメンバーへ通知が届きます。

  • 文書の作成者
  • 文書の申請者
  • 「通知先」に設定されたメンバー

 

承認後の文書の保管先

文書の承認が完了すると、設定した「承認済み保管先」のフォルダに文書が保管されます。

「承認済み保存先」のフォルダは最大で3階層まで設定が可能です。

組織管理者の方はフォルダの作成を行えます。詳しくは下記をご確認下さい。

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